Landkreis Grafschaft Bentheim

Unter Beteiligung eines einschlägigen Fachberaters wurde ein ganzheitliches Druckkonzept für die Verwaltung entwickelt, mit dem die notwendige Konsolidierung des Gerätebestandes umgesetzt wurde. Sharp Partner IBS Bürosysteme aus Münster erhielt nach erfolgter europaweiter Ausschreibung den Zuschlag für dieses Projekt. Die Technologie der Sharp Systeme versetzte IBS in die Lage, eine komplette Lösung anzubieten. Durch die offene Systemarchitektur Sharp OSA und die von der IBS durchgeführte Integration von verschiedenen Softwarelösungen u. a. für Authentifi zierung und Regel basierendes Drucken, konnten die Ansprüche der Kreisverwaltung bis hin zum Accounting und Follow-Me Printing bedient werden. Dieses umfassende Lösungspaket gab letztendlich den Ausschlag für den Gewinn des Projektes.

Eine zusätzliche Ausschreibung für die Beschaffung von geeigneter Accounting-Software entfiel für den Landkreis; Hardware, Software und alle Dienstleistungen kommen aus einer Hand. Innerhalb kürzester Zeit installierte die Firma IBS die neuen MFPs. Arbeitsplatzdrucker wurden im Wesentlichen durch die A4 S/W-Systeme Sharp MX-B381 ersetzt, welche zentral in den Fluren der Verwaltung aufgestellt wurden. Bei den Mitarbeitern finden die Systeme eine hohe Akzeptanz, da sie schnell und multifunktional sind.

Für Jobs, bei denen Farbe benötigt wird, wurden die A3 Farb-Systeme Sharp MX-2301N installiert. Alle Geräte sind mit einem Kartenlesegerät ausgestattet, über das sich die Mitarbeiter mit einem Chip authentifi zieren, um an dem Gerät arbeiten zu können oder um ihre Druckaufträge abzurufen. Da dieser Chip bereits vorher für Zutritt- und Zeiterfassung benutzt wurde, ist es für die Mitarbeiter keine große Umstellung. Im Gegenteil, sie profitieren davon, dass die Druckjobs durch das Regel basierende Drucken an jedem beliebigen Gerät abgerufen werden können und somit vertrauliche Dokumente vor der Einsicht Dritter geschützt sind. „Großes Plus bei den Mitarbeitern ist die große Funktionalität der Geräte. Auch die Scan to Mail Funktion und die hohe Farbverfügbarkeit sind bei den Mitarbeitern sehr beliebt“, erläutert Hans-Georg Mers. „Durch die hohe Versorgungsdichte an MFPs ist den Kolleginnen und Kollegen der Verzicht auf den eigenen AP-Drucker im Büro nicht schwer gefallen.“

Viele MFPs auf den Fluren sind zusätzlich mit einer integrierten Faxfunktion ausgerüstet. Auch das wirkte sich positiv auf den gesamten Gerätebestand aus. So wurde eine Gerätekonsolidierung im Verhältnis 1:3 erreicht. Dieses bedeutet nicht nur Einsparungen bei der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb bei den Stromkosten oder aber beim administrativen Aufwand seitens des hausinternen IT-Service. Auch die Verbrauchsmaterialproblematik gehört der Vergangenheit an, da Service und Wartung komplett über die Firma IBS Bürosysteme abgewickelt werden. Durch die eingesetzte Softwarelösung entfällt die Tonerbevorratung in den Fachabteilungen komplett. Der Toner wird bei Bedarf zentral am Gerätestandort bezogen, direkt durch die Logistik der IBS angeliefert und verhindert so das Horten von Tonereinheiten in den Büros.

Der ursprünglich geschätzte Return of Invest von ca. 20 % pro Jahr wird aller Voraussicht nach weit überschritten. Dieses freut besonders Hans-Georg Mers, der dieses Projekt leitete.
Auch der hausinterne IT-Service der Kreisverwaltung profi tiert von der neuen Lösung. So haben Druckausfälle wegen der vorhandenen Geräteredundanzen nun nicht mehr Priorität Nr.1 und über die Sharp eigene Fleetmanagement Software SRDM (Sharp Remote Device Manager) können viele Probleme per Fernwartung bereits gelöst werden. Bei Bedarf werden Störungen vor Ort durch IBS Service-Mitarbeiter behoben. Eine weitere Erleichterung stellt die Accounting und Controlling Software dar, wusste
man früher nicht exakt, wie hoch der Dokumentenfl ow in den einzelnen Fachbereichen war, ist nun die einfache Erstellung von Berichten und Übersichten ad hoc möglich.
„Mit dem neuen System haben wir einen wichtigen Schritt Richtung intelligentes Paper Output gemacht, das bedeutet Verschlankung, Technikrückbau, Energieeinsparungen. Neben der höheren Wirtschaftlichkeit ist bei dieser Lösung auch der ökologische Aspekt hervorzuheben. Das ist Green IT im Echteinsatz“, so Hans-Georg Mers, IT-Leiter Grafschaft Bentheim. Weitere Schritte sind geplant, so ist die Kreisverwaltung in Nordhorn bereits mit IBS Bürosysteme in Kontakt bezüglich einer Dokumenten Management Lösung bei der die Mitarbeiter direkt von den Sharp MFPs in die vorhandenen digitalen Verwaltungsarchive scannen können. Eine Vielzahl kleiner Arbeitsplatzscanner wird dann ebenfalls der Vergangenheit angehören.

Landkreisverwaltung Grafschaft Bentheim
Der Landkreis Grafschaft Bentheim liegt im südwestlichen Niedersachsen an der deutschniederländischen Grenze und umfasst eine Fläche von ca. 98.000 ha. Die Einwohnerzahl beläuft sich aktuell auf ca. 135.500. In der Kreisverwaltung in Nordhorn sind derzeit ca. 650 Mitarbeiter beschäftigt. Zum Verwaltungsvorstand gehören neben Landrat Friedrich Kethorn, der Erste Kreisrat Hans-Werner Schwarz sowie Kreisrat Uwe Fietzek. www.grafschaft-bentheim.de

IBS Bürosysteme Karl Isfort GmbH & Co. KG
Im Jahre 1966 wurde in Münster das Familienunternehmen IBS Bürosysteme Karl Isfort GmbH & Co. gegründet. Der Bürospezialist bot schon damals ein Leistungsspektrum, das neben günstigen Preisen auch viel Beratung und kundennahe Betreuung umfasste. Zum 30-jährigen Jubiläum wurden die Serviceleistungen mit aller Konsequenz weiter ausgebaut: Das IBS LogistikCenter, mit über 5.000 qm Lagerfl äche, ermöglicht eine reibungslose Belieferung in die gesamte Bundesrepublik Deutschland. Neben e-procurement, werden heute DMS- und MPS-Dienstleistungen durch ein 30-köpfi ges qualifi ziertes Mitarbeiterteam angeboten. Am Standort der Unternehmenszentrale in Münster werden heute rund 180 Mitarbeiter beschäftigt, in der gesamten Gruppe sind es etwa 250. www.ibs-buerosysteme.de