Hamburger Hochbahn AG

Die Drucker- und Kopiererlandschaft der HOCHBAHN ließ zum Ausgangszeitpunkt nur wenig Raum für Prozessoptimierungen. Das Druckverhalten der Mitarbeiter und anfallende Kosten konnten weder anwender- noch kostenstellenbezogen zugeordnet werden. Die Mitarbeiter mussten darüber hinaus oft unnötige Wartezeiten in Kauf nehmen, da sie – wenn ihr Arbeitsgruppendrucker belegt oder anderweitig nicht verfügbar war – nicht zu einem anderen beliebigen Ausgabegerät wechseln konnten. Eine Authentifizierung per Mitarbeiterkarte zur Freigabe von individuellen Druckaufträgen war ebenfalls nicht möglich, was sowohl die Datensicherheit als auch den Nutzerkomfort erheblich beeinträchtigte.

Auch Farbe und Design der Geräte können sich sehen lassen. Neben Chrom-Elementen, einer strukturierten Oberfläche und den schwarzen Flächen rund um die Bedienfunktionen verfügen die Sharp Multifunktionssysteme über ein hochwertiges 8,5 Zoll Farb-Touchscreen-Display mit Miniaturanzeige. Hierüber lassen sich alle technischen Funktionen intuitiv steuern.

„Mit den Sharp Multifunktionssystemen haben wir den Schritt von der Kopiererwelt in die Welt der digitalen Dokumentenverarbeitung geschafft“, so Monika Kuhsiek, zuständig für den Einkauf bei der HOCHBAHN. „Dadurch schonen wir unsere Umwelt und Ressourcen, da die Dokumente künftig eingescannt und versendet anstatt kopiert und verteilt werden können. Des Weiteren hoffen wir auf Einsparungen beim Papier- und Tonerverbrauch.“

Zu diesem Zweck mussten die mit einem Kartenlesesystem ausgestatteten MFPs in die DV-Landschaft der HOCHBAHN integriert werden. Möglich machte das die offene Systemarchitektur von Sharp: „Mit OSA geben wir unseren Kunden eine Plattform-unabhängige Entwicklungsarchitektur an die Hand, über die er seine Multifunktionsgeräte softwareseitig individualisieren, auf einzelne Geräte zuschneiden und mit der eigenen Database verbinden kann. Auf diese Weise lassen sich auch Accounting-Prozesse auf der Bereichsebene leicht realisieren“, erklärt Torsten Bechler, Product Manager Information Systems bei Sharp Electronics Germany/Austria.

Die Anmeldung an den Geräten ist standardisiert. Vor jedem Job autorisiert sich das HOCHBAHN Personal über die Mitarbeiterkarten. Die Nutzung durch Unberechtigte ist somit ebenso ausgeschlossen wie die Einsicht Dritter in vertrauliche Dokumente. Ein weiterer Vorteil: Bei Erkennung der Karte wird sofort das individuelle Benutzerprofil mit allen wiederkehrenden Parametern (z.B. Zielordner für Scans) aufgerufen. Außerdem liefert das Kartensystem eine Vielzahl an nützlichen unternehmensrelevanten Kennzahlen wie zum Beispiel die Gesamtzahl der gedruckten Seiten pro Abteilung. Wenn die angesteuerte Maschine einmal ausfallen sollte, ermöglicht die „DocuAnyWhere“-Funktion“ die Ausgabe an einem beliebig anderen Netzwerk-MFP.

Bei allen Prozessen gewährleistet das Sharp Data Security Kit höchste Sicherheit durch sofortiges, automatisches Überschreiben der Speicherdaten und Verschlüsselung vertraulicher Informationen.

Auch bei der Installation der MFPs konnte sich die HOCHBAHN jederzeit auf die Servicequalität von Sharp verlassen. Monika Kuhsiek: „Besonders geschätzt haben wir die termingerechte Lieferung aller Komponenten und die Einweisung durch Techniker an den neuen Geräten. Vom Zeitpunkt der Auslieferung an diverse Standorte im Großraum Hamburg bis zur Inbetriebnahme aller Systeme vor Ort vergingen lediglich 14 Tage.“