Dokumentensicherheit

Schutz von Geschäftsinformationen

Moderne Unternehmen verarbeiten eine Vielzahl von Informationen, haben aber oft keinen Überblick darüber, wie diese erzeugt, gespeichert, weitergegeben und abgerufen werden. Dies führt zu potenziellen Sicherheits- und Compliance-Risiken wie Datenschutzverletzungen, ungesicherte Dateien, Zunahme menschlicher Fehler oder unbefugten Zugriff auf Informationen.

Darüber hinaus kann die Dokumentenproduktionsumgebung eines Unternehmens als ein leicht zu überwindender Zugang in ein Unternehmensnetzwerk dienen, da Drucker und Kopierer oft nicht in die IT-Sicherheitsstrategie einbezogen werden. Es handelt sich hierbei um eine bekannte Schwachstelle, die Kriminelle aktiv auszunutzen versuchen. Die durchschnittlichen Kosten eines Datenschutzverstoßes aufgrund mangelnder Drucksicherheit belaufen sich in Europa inzwischen auf fast 1 Mio. Euro*. Solche Verstöße können zudem die Reputation eines Unternehmens massiv und langfristig schädigen.

* 825.000 £ (970.000 €), „Print Security Landscape 2020“, Studie von Quocirca

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Sicherung Ihrer Dokumente

Um wirklich effektiv zu sein, muss die Dokumentensicherheit einen wesentlichen Bestandteil der Strategie für die Dokumenten- und Druckverwaltung eines Unternehmens darstellen und alle sechs Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments berücksichtigen:

  • Erfassung – das „On-Boarding“ von Informationen, sei es durch Scannen von Papierdokumenten, Abrufen von E-Mails oder Erstellen und Speichern von Dokumenten in einer Anwendung.
  • Speicherung – das Speichern von Dokumenten in einem papierbasierten, elektronischen oder hybriden Ablagesystem.
  • Management – das Verwalten der Zugriffsrechte von Usern und die Versionsverfolgung, um sicherzustellen, dass jeder stets mit den neuesten Dokumenten arbeitet sowie Prüfpfade zur Aufzeichnung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Dokument.
  • Aufbewahrung – Sicherstellen, dass die Dokumente ausreichend lange aufbewahrt und anschließend sicher entsorgt werden.
  • Freigabe – Ermöglichen der sicheren und möglichst effektiven Weitergabe von Dokumenten an andere Benutzerinnen und Benutzern oder an Geschäftspartner.

Integration – Einrichten des Datenaustauschs zwischen Geschäftsanwendungen, wie Buchhaltungs- oder ERP-Systemen.

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    Mehr Schutz, mehr Leistung

    Unsere Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentensicherheitsmanagement sind ein wichtiger Bestandteil unserer Dokumenten- und Druckservices. Sie unterstützen Sie durch intuitive Workflow- und Automatisierungstools, Ihre Aufgaben noch besser zu erledigen und helfen dabei, Ihre Geschäftsdokumente zu schützen. Wir stellen Ihnen das benötigte Know‑how, Unterstützung und Tools zur Verfügung. Außerdem sorgen unsere Lösungen für sicheres Dokumentenmanagement dafür, dass Sie die neuesten Datenschutzvorschriften, z. B. die DSGVO, einhalten.

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    Vorteile der Dokumentensicherheit von Sharp

    Sie profitieren insbesondere von folgenden Vorteilen:

    • Zusätzliche Drucksicherheit – Ihre Dokumente werden durch eine Output-Managment-Lösung geschützt, die dafür sorgt, dass keine sensiblen Informationen unbeaufsichtigt im Ausgabefach des Druckers verbleiben (Abrufdruck). Darüber hinaus können die gedruckten Dokumente mit Wasserzeichen versehen werden, die mit Uhrzeit und Datum anzeigen, wer das Dokument wann gedruckt hat.
    • Höhere Dokumentensicherheit – nur autorisierte Benutzerinnen und Benutzern können Dokumente scannen. Zudem lassen sich Kontrollen einrichten, um festzulegen, wohin Dokumente gesendet werden können. Eine weitere Sicherheitsinstanz lässt sich erreichen, indem im PDF-Format gescannte Dokumente mit Passwörtern versehen werden.
    • Verbesserte Dokumentenkontrolle – versteckter Text und Muster können in den Hintergrund von Dokumenten eingebettet werden. Beim Versuch, das Dokument zu kopieren, wird der verborgene Text sichtbar, sodass sich eine Kopie leicht vom Original unterscheiden lässt. Eingebettete versteckte Muster können sogar von Sharp Kopierern erkannt werden, die dann verhindern, dass die betreffenden Dokumente überhaupt kopiert werden können.

    * 825.000 £ (970.000 €), „Print Security Landscape 2020“, Studie von Quocirca

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